מתי צריך נוטריון ואיך יודעים שהמסמך באמת דורש אישור

הרבה אנשים פוגשים את המילה נוטריון רק כשמישהו בחו"ל, בבנק או ברשות מסוימת מבקש מהם מסמך "מאושר". ברגע הזה עולות שאלות פשוטות שלא תמיד מקבלות תשובה ברורה. האם חתימה של עורך דין רגיל מספיקה, או שחייבים דווקא אישור נוטריוני? מתי מדובר בדרישה שבאמת קבועה בחוק, ומתי זו העדפה של הגורם שמקבל את המסמך? מי שמבין מראש למה צריך אישור נוטריון חוסך לעצמו ריצות מיותרות, תורים כפולים ומסמכים שחוזרים אליו בלי טיפול.

מה נוטריון עושה בפועל

נוטריון בישראל הוא עורך דין ותיק שקיבל רישיון מיוחד ממשרד המשפטים, לפי חוק הנוטריונים. התפקיד שלו שונה מזה של עורך דין שמייצג לקוח, כי הוא לא פועל לטובת צד מסוים אלא מאשר עובדות. הוא מאשר שאדם מסוים חתם בפניו אחרי שזיהה אותו, שהעתק של מסמך תואם למקור, או שתרגום נעשה נכון. לאישור כזה יש משקל מיוחד, ולכן רשויות בארץ ובעולם סומכות עליו בלי לבדוק את המסמך מחדש. זו גם הסיבה שהנוטריון חייב לראות את החותם בעצמו, עם תעודה מזהה, ולא יכול להסתפק בצילום או בשיחת וידאו.

כדאי לדעת שגם לנוטריון יש מגבלות. הוא לא אמור לאשר מסמך של קרוב משפחה שלו או מסמך שיש לו בו עניין אישי. הוא גם לא בודק אם התוכן של ההסכם משתלם לכם או הוגן כלפיכם, אלא רק את מה שהוא מאשר בפועל. לכן כשמדובר בחוזה מורכב, נכון לקבל קודם ייעוץ משפטי ורק אחר כך להגיע לאישור החתימה. ההבחנה הזאת עוזרת להבין למה צריך אישור נוטריון במקרים מסוימים, ולמה במקרים אחרים חתימה רגילה מול עורך דין עושה את העבודה.

מתי צריך נוטריון ומתי אפשר בלי

המצב הנפוץ ביותר הוא מסמך שנועד לשימוש מחוץ לישראל. מוסדות בחו"ל לא מכירים את החותמת של עורך דין ישראלי רגיל, ולכן דורשים אישור נוטריוני ולעיתים גם אפוסטיל. האפוסטיל הוא אישור נוסף לפי אמנת האג, שמונפק בבית המשפט ומאשר שהנוטריון עצמו אכן מוסמך. כך זה עובד, למשל, עם תעודות לימודים לרישום באוניברסיטה בחו"ל, ייפוי כוח למכירת דירה במדינה אחרת או מסמכים להוצאת אזרחות זרה. מדינות שאינן חתומות על האמנה עשויות לדרוש תהליך אחר דרך הקונסוליה שלהן, ולכן שווה לברר את זה מראש.

גם בתוך ישראל יש מצבים שבהם תפגשו נוטריון. מי שמקבל קצבה או פנסיה ממדינה זרה מתבקש בדרך כלל להמציא מדי פעם אישור בחיים, שאותו נוטריון חותם. הורים שנותנים הסכמה לנסיעה של ילד לחו"ל עם הורה אחד בלבד נדרשים לפעמים לחתום על תצהיר מאושר. אפשר לערוך אצל נוטריון גם צוואה בפני רשות, שהיא אחת מצורות הצוואה שחוק הירושה מכיר בהן. בנוסף, יש תרגומים של מסמכים רשמיים, כמו תעודת לידה או נישואין, שגורמים שונים מבקשים לקבל עם אישור נוטריוני.

מצד שני, לא כל חתימה דורשת נוטריון. ייפוי כוח מתמשך, למשל, נחתם בפני עורך דין שעבר הכשרה מיוחדת מטעם האפוטרופוס הכללי, והוא לא חייב להיות נוטריון. תצהירים רבים לבית משפט בישראל מאומתים בפני כל עורך דין, וזה מספיק לגמרי. לכן השאלה הראשונה שכדאי לשאול את מי שמבקש את המסמך היא איזה סוג אישור הוא צריך בדיוק. תשובה מדויקת כבר בשלב הזה חוסכת כסף וזמן, ומונעת מצב שבו משלמים על אישור שאף אחד לא ביקש.

גם בעלי עסקים נתקלים בצורך הזה לא מעט, בעיקר כשהפעילות חוצה גבולות. ספק בחו"ל עשוי לבקש תדפיס מרשם החברות עם אישור נוטריוני, ובנק זר עשוי לדרוש העתק מאושר של מסמכי ההתאגדות או של פרוטוקול מורשי חתימה. חברה שמשתתפת במכרז בינלאומי נדרשת לעיתים להגיש תרגומים מאושרים של אישורים ותעודות. כדאי לרכז את המסמכים האלה מראש ולבדוק את תוקפם, כי חלק מהגורמים מבקשים תדפיס שהופק בתקופה האחרונה בלבד. תכנון כזה מונע עיכוב בעסקה רק בגלל מסמך אחד שחסר בו אישור.

איך מתכוננים לפגישה אצל נוטריון

ההכנה מתחילה בבירור מדויק של הדרישה מול הגורם שיקבל את המסמך. בקשו לדעת אם צריך אישור חתימה, העתק נאמן למקור או תרגום, והאם נדרש גם אפוסטיל. הביאו לפגישה את המסמך המקורי ותעודה מזהה בתוקף, כמו תעודת זהות או דרכון. אם המסמך כתוב בשפה שאתם לא שולטים בה, הנוטריון צריך לוודא שאתם מבינים על מה אתם חותמים, ולכן לפעמים יידרש תרגום מראש. חשוב גם לא לחתום על המסמך בבית, כי את החתימה עצמה צריך לבצע מול הנוטריון.

לגבי עלויות, שכר הנוטריון בישראל לא נקבע לפי שיקול דעתו בלבד. תקנות הנוטריונים קובעות את התעריפים לכל סוג שירות, והן מתעדכנות מעת לעת, כך שכדאי לבדוק את הסכום העדכני לפני הפגישה. מי שרוצה להעמיק ולהבין טוב יותר את הרקע לכל סוג אישור יכול לקרוא על למה צריך אישור נוטריון ובאילו מצבים הוא משנה את מעמד המסמך. כך תגיעו לפגישה עם שאלות ממוקדות ותדעו מה לבקש. ברוב המקרים, אחרי הכנה טובה, הפגישה עצמה קצרה ופשוטה.

שאלות נפוצות על אישור נוטריוני